Le guide des machines à affranchir

Tout savoir sur la machine à affranchir et les marques postales


lettreA qui s’adressent les machines à affranchir ?

pour qui Les machines à affranchir sont très utiles dans tous les lieux où le nombre de courriers envoyés est important: en moyenne, si vous dépassez les 7 ou 8 lettres (ou colis) à expédier par jour, l’affranchisseuse vous fera économiser du temps et un certain budget postal. En dessous, le coût de la location sera supérieur au gain.

Les machines à affranchir son plutôt destinées aux entreprises dans ce cas de figure, mais également aux professions libérales amenées à traiter un volume de courrier conséquent, comme les professions juridiques (avocats, notaires, huissiers…), les professions du conseil (consultants, cabinets de conseil), les professions médicales, etc. Les associations et les collectivités (mairies et autres administrations) sont également concernées.

La marcophilie est la discipline qui étudie (et collectionne pour les marcophiles) les marques postales. Ces marques peuvent être des empreintes de machines à affranchir, des oblitérations, des flammes publicitaires et peuvent revêtir des caractères originaux, selon l'époque ou le pays. De nos jours, on peut utiliser ces marques postales à des fins de promotions car il est possible de programmer logo, slogan ou informations pour quelles apparaîssent sur l'enveloppe à côté de l'empreinte habituelle. Le courrier personnalisé au nom de votre entreprise, par exemple, devient ainsi un vecteur d'image et de communication de marque.

machine à affranchir

Traiter son courrier efficacement


equiper La machine à affranchir est un équipement qui n'est pas si récent que cela. Les entreprises les utilisent depuis de nombreuses années, auparavant c'étaient surtout les grandes entreprises disposant de moyens conséquents qui pouvaient se permettre d'utiliser ce genre de machine pour affranchir leur courrier. Aujourd'hui, avec la baisse des prix des composants électroniques et la concurrence entre les fabricants de plus en plus nombreux de ce type d'appareil, même les petites pme peuvent acquérir cette timbreuse automatique et connectée.

Cet équipement traite le courrier de façon quasi automatique, avec un fonctionnement simplifié pour l'opérateur qui pourra faire des mailings très simplement. Il pourra alors cibler et contacter davantage de prospects, pour plus de retours commerciaux. La machine à affranchir n'a pas d'égal lorsqu'il s'agit d'oblitérer des lettres, ce travail fastidieux était auparavant effectué à la main (par les salariés de l'entreprise) c'est désormais de l'ancienne histoire avec l'avènement de ces machines ultra perfectionnées capables d'engranger le courrier à vitesse grand V.

La maintenance est simplifiée au maximum, en effet la plupart du temps on se limitera à remplacer régulièrement la cartouche de la machine à affranchir, et pour plus de tranquillité on pourra souscrire un abonnement auprès d'une entreprise spécialisée pour assurer la maintenance toute l'année.

Cet équipement au mode d'emploi simplifié est à la portée de tous les professionnels, d'autant qu'il est vite rentabilisé au vu de la quantité énorme de courrier que la machine peut traiter, remplaçant un couteux salarié dédié à cette tâche.

Les nouvelles affranchisseuse sont très performantes et les tarifs sont souvent très abordables. Le choix d'une telle machine pour affranchir le courrier est un vrai gage de gain de productivité au sein de l'entreprise. Une autre solution consistera à faire appel à la location. Après s'être fait expliquer le fonctionnement par le loueur, celle-ci sera immédiatement opérationnelle pour tamponner les lettres à grande vitesse, et les cacheter en appuyant sur un simple bouton.

Adresser et poster du courrier n'a jamais été aussi simple avec ce dispositif d'affranchissement très évolué permettant de trier les missives rapidement. Par ailleurs, ces machines ont été perfectionnées au fil du temps et leur temps de disponibilité est à présent proche de 100% (signifiant pas ou peu de pannes). Ces équipements à affranchir le courrier étaient il y a quelques années encore très gourmandes en place, elles pesaient très lourds et monopolisaient de nombreux mètres carrés dans l'entreprise (où la place vient souvent à manquer), aujourd'hui elles sont de petite taille grâce à des composants miniaturisés et un process optimisé.

La quantité de lettres qu'elle peut traiter est phénoménale, non seulement en terme de quantité mais également en terme de qualité car le confort d'utilisation d'un tel équipement est notable. Le nec plus ultra de l'affranchissement est à la portée de toutes les entreprises, qui peuvent alors rivaliser avec les services postaux les plus perfectionnés, et ce à petit prix.

timbreuse

Les avantages de l'affranchisseuse


avantages La machine à affranchir est une machine très utilisée dans les entreprises, pour traiter le courrier de façon automatique. Quelle que soit la taille de l'entreprise, l'envoi de courriers est une tâche incontournable, que ce soit pour des mailings de prospection ou le simple envoi par la poste de bulletins de paie aux salariés.

Grâce à elle, l'envoi de courrier n'est plus une corvée pour les secrétaires, il suffit de transférer les données (expéditeur, destinataire) et la machine à poster s'occupe du reste, notamment de la pesée du courrier et bien évidemment de son affranchissement en apposant un timbre directement sur l'enveloppe ainsi oblitérée.

Ce processus d'affranchissement automatique est très rapide, certaines machines peuvent atteindre des vitesses de dizaines de lettres à la minute. Pour des mailings de tailles importantes c'est un équipement indispensable pour un gain de temps conséquent. En choisissant ce type de matériel il est possible de faire des économies, à la fois de temps et d’argent, car ces machines sont souvent proposées avec des tarifs moins chers que si vous postiez vos lettres en bureau de poste.

L’affranchissement du courrier est vite rébarbatif lorsqu’il s’agit d’adresser plusieurs centaines voire milliers de plis chaque mois, c’est pourquoi l’investissement dans un équipement d’affranchissement automatique du courrier n’est pas un luxe, mais véritablement un outil performant et utile pour l’envoi en masse de courriers. Plusieurs formules existent pour acquérir une telle machine à poster, les plus appréciées étant la location et l’achat. Le traitement du courrier devient alors plus aisé, il est également possible d’en confier la maintenance à des sociétés spécialisées dans l’installation de solutions courrier.

La machine à affranchir permet une bonne fluidité de traitement du courrier au sein de l’entreprise, les matériels actuels étant « intelligents » vous pouvez programmer à l’avance vos campagnes de mailing la machine gèrera l’affranchissement de façon autonome.

affranchisseuse

Bien choisir son équipement

Plusieurs fabricants proposent des machines à affranchir de qualité, des équipements de pointe qui ne rechignent jamais devant la tâche. L’affranchissement du courrier est facilité, en devenant automatique il ne nécessite pas l’intervention de l’homme. L’efficacité de la gestion du courrier est ainsi accrue et permet une expédition des plis beaucoup plus rapide. Les correspondances sont traitées de façon plus simple et aucune perte de temps n’est à déplorer

Les fabricants de machine à affranchir Neopost, Pitney Bowes, Frama ou Francotyp proposent de véritables bijoux de technologie en mettant à la disposition des entreprises du matériel d’affranchissement de dernière génération.

Le traitement automatique du courrier est à présent disponible pour tous, et plus seulement pour une poignée de riches industriels. Les machines à affranchir peuvent être louées, et leur maintenance totalement prise en charge par une société extérieure. Affranchir et expédier une grande quantité de courrier n’a jamais été aussi simple.

Dans le passé, les sociétés envoyant beaucoup de courriers étaient obligées de faire appel à une (voire plusieurs) personnes dédiées uniquement à l’affranchissement, cela prenait énormément de temps. A présent avec l’avènement des machines automatiques à affranchir le courrier, il est possible de gagner du temps, et de l’argent, en affectant le personnel à d’autres tâches plus utiles.

Ces équipements sont simples d’utilisation, il suffit de les approvisionner en lettres d’un côté, et de l’autre les plis ressortent automatiquement timbrés, prêts à être envoyés. L’affranchissement se fait selon le poids de la lettre, aucune erreur n’est possible car la machine dispose d’une balance pèse-courrier et de multiples capteurs pour traiter le courrier avec efficacité.

L’affranchissement courrier a beaucoup évolué au cours de ces dernières années. Alors qu’il existait des machines à affranchir de petites capacités et plutôt lentes dans le passé, les machines sont de nos jours ultra rapides et peuvent affranchir des tonnes de lettres. Envoyer du courrier en masse n’a jamais été aussi simple pour les entreprises, nul besoin de se rendre à la Poste pour faire la queue au guichet et peser chacune des lettres à envoyer, le matériel d’affranchissement disponible actuellement sur le marché le fait de façon autonome sans perte de temps et sans avoir à passer par un postier.

L’installation des modèles actuels de machines est simplifiée, les modèles sont de plus en plus efficaces et nécessitent peu de maintenance. Le traitement et affranchissement courrier est devenu une tâche que l’on peut accomplir en temps masqué, réservant ainsi le temps de travail des salariés pour d’autres activités plus intéressantes et utiles pour l’entreprise. Les solutions courrier actuelles permettent d’envoyer des centaines de courrier par jour en un temps record. Chaque lettre est pesée et affranchie selon son juste poids, ce qui évite un gaspillage d’argent en sur-affranchissement d’une part, et une perte de temps d’autre part. En louant une machine à affranchir les entreprises peuvent donc faire des gains énormes en terme de temps et d’argent.

La gestion du courrier devient simple et efficace, et ce pour un budget très abordable, il devient aisé de faire un mailing de plusieurs milliers de contacts et prospects, en l’affranchissant en quelques minutes automatiquement. On ne perd plus de temps à peser chaque lettre, ni à coller chaque timbre sur chaque enveloppe, elles le font automatiquement sans aucun risque d’erreur.

Les équipements servant à affranchir automatiquement le courrier sont ainsi très prisés des professionnels, notamment des sociétés de marketing qui envoient beaucoup de lettres en publipostage et qui souhaitent perdre le moins de temps possible lorsqu’il s’agit de poster du courrier, ce temps pouvant être mis à disposition plus efficacement pour d’autres ressources génératrices de chiffre d’affaires.

cartouches

les cartouches de machine à affranchir

Les machines à affranchir sont très simples d’utilisation et ne nécessitent qu’une légère part de maintenance. L’élément principal à changer sur ce genre d’équipement est la cartouche d’encre. La cartouche d'encre est un élément indispensable pour le bon fonctionnement de cet appareil et un affranchissement efficace du courrier.

On peut trouver des cartouches à très bon prix, leur remplacement peut se faire soit par la société chargée de la maintenance de cet équipement, soit par un salarié de l’entreprise, la tâche n’étant pas compliquée.

L’affranchissement du courrier n’est plus la lourde contrainte qu’elle était dans le passé, que l’on confiait à la secrétaire… C’est à présent une tâche rapide et facile, qui permet d’envoyer des milliers de courriers en toute simplicité pour les entreprises, petites moyennes ou grandes. Les concessionnaires louent des machines a affranchir à partir de 20 euros pour toutes les structures, et proposent des contrats de maintenance inclus dans le contrat de location.

Location de machine à affranchir

En france, on ne peut pas acheter cet équipement, il faut obligatoirement le louer à un concessionnaire agréé par La Poste

Il vous faudra choisir entre trois familles: la TpMAc pour les petits volumes (moins de 20 courriers/jour) , la pMAc (entre 20 et 150 courriers) et la Mai (machine dite "intelligente": plus de 150 courriers et colis)

Parmi les équipements professionnels que l'on voit dans la majeure partie des entreprises, dont le téléfax, la photocopieuse, cet appareil a réussi à s'implanter au fil des ans pour être à présent quasiment incontournable. Cet outil de timbrage des correspondances a vu le jour il y a plusieurs dizaines d'années, puis s'est répandu au sein du secteur tertiaire. Maintenant qu'il est disponible à la location un coût très modique, on assiste à une véritable démocratisation de ce produit qu'on retrouve maintenant dans de toutes petites TPE ou chez les indépendants

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